Opłaty i koszty postępowania nazwane są w KPA należnościami. Określa je ustawa o opłacie skarbowej.
Opłaty to należności, które są wnoszone w związku z dokonaniem przez organ określonej czynności urzędowej. Dopuszczone jest wnoszenie podań drogą elektroniczną. Jeżeli wnosimy o wydanie zaświadczenia, to opłatę musimy uiścić z góry.
Koszty to należności związane z dokonywaniem czynności. Wyjątkowo na poczet kosztów organ może zażądać zaliczki. Jeżeli dokonanie czynności jest uzależnione od wniesienia opłaty, a strona mimo wezwania nie wniosła opłaty, organ nie rozpatruje sprawy. Na postanowienie w sprawie zwrotu podania służy zażalenie.
Organ powinien jednak załatwić podanie mimo nie uiszczenia należności:
- jeżeli za niezwłocznym załatwieniem przemawiają względy społeczne lub wzgląd na ważny interes strony,
- jeżeli wniesienie podania stanowi czynność, dla której jest ustanowiony termin zawity,
- jeżeli podanie wniosła osoba zamieszkała za granicą.
Koszty postępowania ponosi organ. Stronę obciążają tylko te koszty postępowania, które:
- wynikły z winy strony,
- zostały poniesione w interesie lub na żądanie strony, a nie wynikają z ustawowego obowiązku organów prowadzących postępowanie.
- w uzasadnionych przypadkach organ administracji publicznej może zażądać od strony złożenia zaliczki w określonej wysokości na pokrycie kosztów postępowania;
Do kosztów postępowania zalicza się:
- koszty podróży i inne należności świadków i biegłych oraz stron;
- koszty spowodowane oględzinami na miejscu,
- koszty doręczenia stronom pism urzędowych
- także inne koszty bezpośrednio związane z rozstrzygnięciem sprawy.
Jednocześnie z wydaniem decyzji organ administracji publicznej ustali w drodze postanowienia wysokość kosztów postępowania, osoby zobowiązane do ich poniesienia oraz termin i sposób ich uiszczenia. Na postanowienie w sprawie kosztów postępowania osobie zobowiązanej do ich poniesienia służy zażalenie. Wszelkie nie uiszczone w terminie opłaty i koszty postępowania oraz inne należności wynikłe z tego postępowania podlegają ściągnięciu w trybie przepisów o egzekucji administracyjnej świadczeń pieniężnych. Pracownik organu administracji publicznej winny błędnego wezwania strony obowiązany jest do zwrotu wynikłych stąd kosztów. Orzekanie i ściąganie należności od tego pracownika następuje w trybie administracyjnym. W razie niewątpliwej niemożności poniesienia przez stronę opłat, kosztów i należności związanych z tokiem postępowania organ administracji publicznej może ją zwolnić w całości lub w części od ponoszenia tych opłat, kosztów i należności. Zwolnienie od opłat skarbowych następuje z zachowaniem przepisów o tych opłatach.
Definicja- przez opłaty i koszty postępowania należy rozumieć opłatę skarbową i opłatę administracyjną oraz koszty związane z dokonywaniem czynności w toku postępowania.
Opłaty- ponoszone są przez stronę postępowania;
Koszty-co do zasady- ponoszone przez organ prowadzący postępowanie. Obowiązek ponoszenia kosztów przez stronę –art. 262 kpa- koszty wynikłe z winy strony, w jej interesie lub na żądanie strony, a nie wynikają z ustawowego obowiązku organów prowadzących postępowanie, w uzasadnionych przypadkach organ może zażądać zaliczki na pokrycie kosztów postępowania.
Obowiązek uiszczania opłaty skarbowej:
- podania ( żądania, wnioski, odwołania, zażalenia) i załączniki do podań;
- czynności urzędowe dokonywane na podstawie zgłoszenia lub na wniosek zainteresowanego;
- zaświadczenia wydawane na wniosek zainteresowanego;
- zezwolenia ( pozwolenia, koncesje) wydawane na wniosek zainteresowanego.
Obowiązek zapłaty opłaty skarbowej powstaje:
- od podań i załączników do podań- z chwilą wniesienia podania lub złożenia załącznika;
- od czynności urzędowych- z chwilą dokonania zgłoszenia lub wystąpienia z wnioskiem o dokonanie czynności, a jeżeli w jej wyniku ma być wydany dokument- z chwilą wydania dokumentu;
- od zaświadczeń lub zezwoleń- z chwilą wydania zaświadczenia lub zezwolenia;
- od dokumentów- z chwilą wystawienia, sporządzenia dokumentu;
- od nie podlegających opłacie skarbowej dokumentów użytych w sprawach, w których dokumenty tego rodzaju podlegają opłacie skarbowej- z chwilą ich użycia.
Zwolnienia:
- pod warunkiem wzajemności państwa obce, ich przedstawicielstwa dyplomatyczne, urzędy konsularne i siły zbrojne, międzynarodowe organizacje i instytucje oraz ich oddziały i przedstawicielstwa korzystające na podstawie ustaw, umów lub zwyczajów międzynarodowych z przywilejów i immunitetów, a także członkowie ich personelu i inne osoby zrównane z nimi, jeśli nie są one obywatelami polskimi i nie mają miejsca stałego pobytu na terytorium RP.
- Jednostki budżetowe;
- Jednostki samorządu terytorialnego;
- Organizacje pożytku publicznego- wyłącznie w związku z nieodpłatną działalnością pożytku publicznego w rozumieniu przepisów ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie.
Rada Gminy może na podst. Art.. 18 ustawy o podatkach i opłatach lokalnych wprowadzić opłatę administracyjną za czynności urzędowe wykonywane przez organy gminy, wójta, burmistrza, prezydenta miasta, które nie są objęte przepisami o opłacie skarbowej. Rada Gminy nie może wprowadzić opłaty administracyjnej od obywatela za działanie, które nie jest skierowane do niego, a jednocześnie jest ustawowym obowiązkiem organów administracji ( np. nadanie numeru porządkowego nieruchomości- wyrok NSA z 22.02. 2000r. II S.A./Kr 2421/99).
Organ administracyjny nie może zwrócić stronie podania wyłącznie z tego powodu, że organ zażądał od strony zaliczki na poczet kosztów postępowania, a strona nie spełniła tego żądania.
Nie uiszczenie opłaty nie może też stanowić podstawy do wydania decyzji odmawiającej przyznania stronie uprawnienia.
W sytuacji, gdy strona nie wniosła obowiązującej opłaty skarbowej należnej od odwołania, to obowiązkiem organu odwoławczego jest zbadanie – przed dokonaniem zwrotu podania- czy zwrot nie narusza ważnego interesu strony. Organ zobowiązany jest wskazać przesłanki, które w danej sprawie uzasadniają pogląd, że zwrot nie narusza ważnego interesu strony.
W przypadku rozpatrzenia odwołania pomimo nie uiszczenia należnej opłaty skarbowej, organ administracji będzie mógł ściągnąć tę opłatę w drodze egzekucji administracyjnej.
Koszty postępowania- co do zasady- ponosi organ prowadzący postępowanie.
Inni niż strona uczestnicy postępowania nie mogą być obciążani kosztami postępowania.
Koszty powstałe z winy strony są kosztami tych czynności, które należało powtórzyć dlatego, że strona bezzasadnie nie wzięła w nich udziału.
Wynagrodzenie przedstawiciela dla nieobecnej strony postępowania należy do kosztów postępowania administracyjnego.
Zgodnie z art. 264 kpa- Jednocześnie z wydaniem decyzji organ administracji publicznej ustali w drodze postanowienia wysokość kosztów postępowania, osoby zobowiązane do ich pokrycia oraz termin i sposób ich uiszczenia .Na postanowienie w sprawie kosztów postępowania osobie zobowiązanej do ich poniesienia służy zażalenie.
Wydanie postanowienia w spr. kosztów jest dopuszczalne również w przypadku gdy organ wydaje postanowienie o zatwierdzeniu ugody, ponieważ zatwierdzona ugoda wywiera takie same skutki jak dec..
Strona może w zażaleniu na postanowienie w spr. kosztów kwestionować wysokość kosztów przeprowadzenia poszczególnych dowodów np. kosztów opinii biegłych
Zgodnie z art. 267 kpa- w razie niewątpliwej niemożności poniesienia przez stronę opłat, kosztów i należności – organ może ją zwolnić w całości lub części od ich ponoszenia.
Strona może być zwolniona zarówno z od obowiązku ponoszenia opłat i kosztów uiszczanych z góry, jak i należności wynikających z postanowienia organu administracji wydanego na podstawie art. 264 kpa.
