Pisma w postępowaniu przed sądami administracyjnymi obejmują wnioski i oświadczenia stron, przy czym ustawa nie definiuje obu tych form pism składanych do sądu.
Wnioski najogólniej można podzielić na te, które wszczynają postępowanie przed sądem administracyjnym i te, które dotyczą kwestii incydentalnych, związanych z prowadzonym już postępowaniem. Istotą wniosku jest zawarta w nim, kierowana do sądu, propozycja rozstrzygnięcia sprawy.
Oświadczenie jest natomiast pismem zawierającym wypowiedź strony będącą wyrazem jej woli, twierdzeń czy poglądów, a także wiedzy co do okoliczności faktycznych i prawnych sprawy np. oświadczenie strony o stanie majątkowym i dochodach (art.252 § 1 ppsa).
Pismo procesowe mogą być wnoszone są przez strony. Pojęcie strony należy tu rozumieć bardzo szeroko: stroną w rozumieniu art. 45 będzie nie tylko skarżący i organ, ale także każdy z podmiotów, o których jest mowa w art. 33. Ponadto pisma procesowe wnoszą także np. prokurator, RPO, rzecznicy konsumentów.
Pisma procesowe dzielą się również na zwykłe i kwalifikowane. Pismo zwykłe musi odpowiadać wyłącznie określonym niżej wymogom formalnym, zaś pisma kwalifikowane mają szczególne oznaczenia, a osnowa zawartych w nich wniosków i oświadczeń jest szczegółowo określona przez ustawę. Pismami procesowymi kwalifikowanymi są: skarga, skarga kasacyjna, zażalenie, wniosek o przyznanie prawa pomocy oraz skarga o wznowienie postępowania.
1. Każde pismo strony powinno zawierać (art. 46 § 1 ppsa):
- oznaczenie sądu, do którego jest skierowane, imię i nazwisko lub nazwę stron, ich przedstawicieli ustawowych i pełnomocników;
- oznaczenie rodzaju pisma;
- osnowę wniosku lub oświadczenia;
- podpis strony albo jej przedstawiciela ustawowego lub pełnomocnika;
- wymienienie załączników.
2. Ponadto, gdy pismo strony jest:
- pierwszym pismem w sprawie - powinno zawierać oznaczenie miejsca zamieszkania, a w razie jego braku - adresu do doręczeń, lub siedziby stron, ich przedstawicieli ustawowych i pełnomocników oraz przedmiotu sprawy,
- pismem dalszym – powinno zawierać sygnaturę akt.
3. Do pisma winno być dołączone pełnomocnictwo, jeżeli pismo wnosi pełnomocnik, który przedtem nie złożył pełnomocnictwa.
4. Za stronę, która nie może się podpisać, podpisuje pismo osoba przez nią upoważniona, z wymienieniem przyczyny, dla której strona sama się nie podpisała.
5. Do pisma strony należy dołączyć jego odpisy i odpisy załączników dla doręczenia ich stronom, a ponadto, jeżeli w sądzie nie złożono załączników w oryginale, po jednym odpisie każdego załącznika do akt sądowych. Odpisami mogą być uwierzytelnione fotokopie bądź uwierzytelnione wydruki poczty elektronicznej.
6. Strona powołująca się w piśmie na dokument obowiązana jest na żądanie sądu złożyć oryginał dokumentu w sądzie jeszcze przed rozprawą.
7. Jeżeli pismo strony nie może otrzymać prawidłowego biegu wskutek niezachowania warunków formalnych, przewodniczący wzywa stronę o jego uzupełnienie lub poprawienie w terminie siedmiu dni pod rygorem pozostawienia pisma bez rozpoznania, chyba że ustawa stanowi inaczej. Jeżeli strona nie uzupełniła lub nie poprawiła pisma w terminie, przewodniczący zarządza pozostawienie pisma bez rozpoznania. Na zarządzenie to przysługuje zażalenie. Pismo poprawione lub uzupełnione w terminie wywołuje skutki od dnia jego wniesienia.
Istotne w postępowaniu sądowoadministracyjnym są skutki prawne niezachowania, warunków formalnych pisma procesowego. Jeżeli bowiem strona nie uzupełni lub nie poprawi pisma w zakreślonym terminie, przewodniczący zarządza pozostawienie pisma bez rozpoznania (art. 49 par. 2). Jest to zatem rozwiązanie odmienne niż w procedurze cywilnej, gdzie przewodniczący zarządza zwrot nie uzupełnionego pisma procesowego. Zarówno jednak zwrot pisma jak i pozostawienie go bez rozpoznania służy temu samemu celowi a mianowicie, że nie wywołuje ono skutków prawnych i traktowane winno być jako niebyłe. Odmiennie uregulowane są skutki nieuzupełnienia braków pism stanowiących środki zaskarżenia, a także skargi do sądu administracyjnego. Nieuzupełnienie braków tych kwalifikowanych pism powoduje ich odrzucenie.
